Необхідність електронного документообігу в умовах воєнного стану
Пандемія COVID-19 стала каталізатором для переходу бізнесу на електронний документообіг (ЕДО). Після повномасштабного вторгнення Росії ця тенденція лише зміцнилась. ЕДО забезпечує зручний та ефективний обмін документами між співробітниками, клієнтами, партнерами та державними органами незалежно від географічного місцеположення.
Що таке ЕДО та його переваги?
Електронний документообіг - це створення, обробка, передача та зберігання документів в електронному вигляді за допомогою спеціалізованих програм та сервісів.
Перевагами ЕДО є:
Економія на канцтоварах та пошті
Безпечне зберігання даних у "хмарі"
Прискорення бізнес-процесів
Цілодобовий доступ з будь-якої точки світу
Юридична сила електронних документів, завірених ЕЦП
Продовження роботи в умовах воєнного часу
Популярні рішення для ЕДО в Україні.
Для малого та середнього бізнесу поширені сервіси - FREDO ДокМен, СОТА, FlyDoc. Для великих підприємств підходять комплексні ERP-системи з модулем документообігу, наприклад BAS Документообіг КОРП.
Як під'єднатися до ЕДО:
Вибрати сервіс відповідно до потреб та забезпечити інтеграцію з наявними ІТ-системами.
Отримати кваліфікований електронний підпис (ЕЦП/КЕП) для юридичного підтвердження е-документів.
Налаштувати облікові записи, завантажувати та обмінюватись документами в електронному вигляді.
Більшість ЕДО-сервісів представлені у хмарному форматі, що спрощує впровадження та використання навіть під час блекаутів. Користувачі BAS Software вже мають доступ до FREDO ДокМен в складі продуктів лінійки "Бухгалтерія" та "ІТС Проф".
Запровадження електронного документообігу не тільки оптимізує витрати та робочі процеси, а й забезпечує безперервність діяльності бізнесу за будь-яких обставин. В умовах війни це питання виживання та розвитку компаній.
Паралельно з ЕДО актуальним також є перехід на електронні трудові книжки, адже фізичні документи можуть бути втрачені чи пошкоджені. Е-трудові стануть обов'язковими з 2024 року.
Крім того, зростає роль електронного цифрового підпису як ключового елементу будь-яких електронних систем та сервісів для бізнесу. ЕЦП забезпечує захист інформації, юридичну силу документів та безперебійність операцій навіть в умовах війни.