Електронний документообіг
Електронний документообіг (ЕДО) - це система, що дозволяє створювати, обробляти, відправляти та зберігати документи в електронному вигляді з юридичною силою. Замінює традиційний паперовий обмін документами на швидкий, зручний і безпечний електронний.
Суть електронного документообігу полягає у використанні електронного цифрового підпису (ЕЦП) для накладення на документ у електронній формі. ЕЦП є аналогом власноручного підпису і печатки організації, гарантуючи цілісність даних та достовірність відправника.
Для роботи з ЕДО компанія має акредитуватися у спеціалізованому Центрі сертифікації ключів і отримати кваліфікований сертифікат відкритого ключа, який буде використовуватися для створення ЕЦП.
Етапи електронного документообігу:
Підготовка документа у системі електронного документообігу.
Накладення ЕЦП відповідальними особами відправника.
Шифрування та відправка документа одержувачу через захищений канал зв'язку.
Автоматична перевірка ЕЦП одержувачем та розшифрування документа.
Введення отриманого документа у власну інформаційну систему одержувача.
Відправка квитанції про отримання зі статусом документа відправнику.
Зберігання документа з ЕЦП в електронних архівах обох сторін.
Переваги електронного документообігу:
Економія коштів на пересилку, друк та архівування документів.
Скорочення часу обробки та обміну документами.
Впорядкування та контроль документопотоків.
Захист інформації від підробки та несанкціонованого доступу.
Зменшення негативного впливу на екологію порівняно з паперовим документообігом.
Юридична рівносильність електронних документів паперовим оригіналам.
Системи ЕДО широко застосовуються в державних органах, фінансовому та банківському секторі, логістиці, виробництві та багатьох інших галузях для суттєвого підвищення ефективності документообігу компанії.
Наприклад, системи ЕДО можна інтегрувати з BAS ERP та BAS Бухгалтерія для бізнесу для автоматичної обробки вхідних документів в обліковому програмному забезпеченні. Використання оренди BAS для бізнесу спрощує розгортання таких рішень. ЕДО сумісний з платіжними системами як LiqPay для організації оплати на сайті для бізнесу безпосередньо з первинних документів. Загалом електронний документообіг є невід'ємною складовою систем управління підприємством, забезпечуючи безперервність передачі даних між підрозділами - виробництвом, збутом, логістикою, бухгалтерією.
Електронний документообіг часто застосовується для автоматизації бухгалтерського обліку та інтернет-магазинів завдяки можливості вбудовувати чат-боти для миттєвої обробки вхідних документів.
Як це працює? Компанія-відправник формує електронний документ, накладає на нього електронний цифровий підпис та відправляє його через спеціальний сервіс електронного документообігу. Одержувач отримує документ, перевіряє цифровий підпис та імпортує в свою облікову систему без необхідності друку.
Електронний документообіг потрібен будь-якому бізнесу, що прагне оптимізувати роботу з документами, скоротити витрати на зберігання/пересилання паперових документів, підвищити швидкість та контроль за їх проходженням. Особливо актуальний для великих підприємств з територіально-розподіленою структурою, логістичних та торгових компаній.
Популярні рішення для електронного документообігу при управлінні підприємством:
FlyDoc - це хмарний сервіс електронного документообігу, який дозволяє обмінюватися юридично значущими електронними документами, підписаними електронним цифровим підписом (ЕЦП).
Основні можливості:
Формування, підписання та відправка первинних документів: актів, накладних, рахунків тощо
Імпорт документів з будь-якої облікової системи: BAS, 1С, SAP, власних баз даних
Інтеграція з державними сервісами для звітності: M.E.Doc, OPZ тощо
Вбудований електронний цифровий підпис з захищеним зберіганням ключів
Моніторинг статусів документів, історії обміну, налаштування маршрутів
Довготривале надійне зберігання документів в електронному архіві
M.E.Doc ЕДО - система електронного документообігу зі змогою обміну податковою звітністю, кадровими та первинними документами, тобто виконує функції комплексної платформи електронного документообігу:
Обмін юридично значущими електронними документами
Формування та подання звітності до контролюючих органів (ПДВ, ЄСВ, ПДФО та ін.)
Сервіс електронного цифрового підпису з кваліфікованими сертифікатами
Обмін первинними та кадровими документами з контрагентами
Електронний архів документів з можливістю пошуку та перегляду історії
Інтеграція з бухгалтерськими та ERP-системами
BAS Документообіг КОРП - модуль для автоматизації документообігу й діловодства безпосередньо в програмних продуктах BAS.
Включає в себе:
Управління життєвим циклом документів: створення, узгодження, підписання
Налаштування маршрутів руху документів та матриць підписання
Використання електронного цифрового підпису та кваліфікованої ЕЦП
Централізоване зберігання документів з можливістю пошуку та перегляду
Взаємний обмін документами з контрагентами через захищені канали
Контроль термінів виконання документів, статусів та повноважень
Повну інтеграцію з обліковими модулями BAS без необхідності передачі даних
Електронний документообіг значно спрощуює і пришвидшує документообіг компаній, забезпечуючи юридичну значущість електронних документів, та суттєво оптимізує бізнес-процеси, витрату ресурсів, підвищуює якість взаємодії з контрагентами.
