Необходимость электронного документооборота в условиях военного положения

Пандемия COVID-19 стала катализатором для перехода бизнеса на электронный документооборот.(ЭДО). После полномасштабного вторжения России эта тенденция только укрепилась. ЭДО обеспечивает удобный и эффективный обмен документами между сотрудниками, клиентами, партнерами и государственными органами, независимо от географического местоположения.

Что такое ЭДО и его преимущества?

Электронный документооборот – это создание, обработка, передача и хранение документов в электронном виде посредством специализированных программ и сервисов. 

Преимуществами ЭДО являются:

• Экономия на канцтоварах и почте

• Безопасное хранение данных в облаке

• Ускорение бизнес-процессов

• Круглосуточный доступ из любой точки мира

• Юридическая сила электронных документов, заверенных ЭЦП

• Продолжение работы в условиях военного времени

Популярные решения для ЭДО в Украине.

Для малого и среднего бизнеса распространены сервисы - FREDO ДокМэн, СОТА, ФлайДок. Для крупных предприятий подходят комплексные ERP-системы с модулем документооборота, например BAS Документооборот КОРП.

Как подключиться к ЭДО:

1. Выбрать сервис в соответствии с потребностями и обеспечить интеграцию с существующими ИТ-системами.

2. Получить квалифицированный электронная подпись (ЭЦП/КЭП) для юридического подтверждения документов.

3. Настройка учетных записей, загрузка и обмен документами в электронном виде.

Большинство ЭДО-сервисов представлены в облачном формате, что упрощает использование и использование даже во время блэкаутов. Пользователи BAS Software уже имеют доступ к FREDO ДокМэну в составе продуктов линейки "Бухгалтерия" и "ИТС Проф".

Внедрение электронного документооборота не только оптимизирует затраты и рабочие процессы, но и обеспечивает непрерывность деятельности бизнеса при любых обстоятельствах. В условиях войны это вопросы выживания и развития компаний.

Параллельно с ЭДО актуален также переход на электронные трудовые книжки, ведь физические документы могут быть потеряны или повреждены. Е-трудовые станут обязательными с 2024 года.

Кроме того, растет роль электронной цифровой подписи как ключевого элемента любых электронных систем и сервисов для бизнеса. ЭЦП обеспечивает защиту информации, юридическую силу документов и бесперебойность операций даже в условиях войны.