Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) – это система, позволяющая создавать, обрабатывать, отправлять и хранить документы в электронном виде с юридической силой. Заменяет традиционный бумажный обмен документами на быстрый, удобный и безопасный электронный.

Сущность электронного документооборота заключается в использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП) для наложения на документ в электронной форме. ЭЦП является аналогом собственноручной подписи и печати организации, гарантируя целостность данных и достоверность отправителя.

Для работы с ЭДО компания должна аккредитоваться в Центре сертификации ключей и получить квалифицированный сертификат открытого ключа, который будет использоваться для создания ЭЦП.

Этапы электронного документооборота:

1. Подготовка документа по системе электронного документооборота.

2. Наложение ЭЦП ответственными лицами отправителя.

3. Шифрование и отправка документа получателю через защищенный канал.

4. Автоматическая проверка ЭЦП получателем и расшифровка документа.

5. Ввод полученного документа в собственную информационную систему получателя.

6. Отправка квитанции о получении со статусом документа отправителю.

7. Хранение документа по ЭЦП в электронных архивах обеих сторон.

Преимущества электронного документооборота:

• Экономия средств на пересылку, печать и архивирование документов.

• Сокращение времени обработки и обмена документами.

• Упорядочение и контроль документопотоков.

• Защита информации от подлога и несанкционированного доступа.

• Уменьшение негативного влияния на экологию по сравнению с бумажным документооборотом.

• Юридическое равносильность электронных документов бумажным подлинникам.

Системы ЭДО широко применяются в государственных органах, финансовом и банковском секторе, логистике, производстве и многих других отраслях для повышения эффективности документооборота компании.

К примеру, системы ЭДО можно интегрировать с BAS ERP и BAS Бухгалтерия для бизнеса для автоматической обработки входных документов в учетном программном обеспечении. Использование аренды BAS для бизнеса упрощает развертывание таких решений. ЭДО совместим с платежными системами как LiqPay для организации оплаты на сайте для бизнеса непосредственно из первоначальных документов. В общем, электронный документооборот является неотъемлемой составляющей систем управления предприятием, обеспечивая непрерывность передачи данных между подразделениями - производством, сбытом, логистикой, бухгалтерией.

Электронный документооборот часто применяется для автоматизации бухгалтерского учета и интернет магазинов благодаря возможности встраивать чат-боты для мгновенной обработки входных документов.

Как это работает? Компания-отправитель формирует электронный документ, налагает на него электронная цифровая подпись и отправляет через специальный сервис электронного документооборота. Получатель получает документ, проверяет цифровую подпись и импортирует свою учетную систему без необходимости печати.

Электронный документооборот нужен любому бизнесу, стремящемуся оптимизировать работу с документами, сократить расходы на хранение/пересылку бумажных документов, повысить скорость и контроль за их прохождением. Особенно актуален для крупных предприятий с территориально-распределенной структурой, логистических и торговых компаний.

Популярные решения для электронного документооборота при управлении предприятием:

FlyDoc – это облачный сервис электронного документооборота, позволяющий обмениваться юридически значимыми электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Основные возможности:

• Формирование, подписание и отправка первичных документов: актов, накладных, счетов и т.п.

• Импорт документов из любой учетной системы: BAS, 1С, SAP, собственных баз данных

• Интеграция с государственными сервисами для отчетности:М.Э.Док, OPZ и т.п.

• Встроенная электронная цифровая подпись с защищенным хранением ключей

• Мониторинг статусов документов, истории обмена, настройки маршрутов

• Долгосрочное надежное хранение документов в электронном архиве

M.E.Doc ЭДО – система электронного документооборота с возможностью обмена налоговой отчетностью, кадровыми и первичными документами, т.е. выполняет функции комплексной платформы электронного документооборота:

• Обмен юридически значимыми электронными документами

• Формирование и представление отчетности в контролирующие органы (НДС, ЕСВ, НДФЛ и др.)

• Сервис электронной цифровой подписи с квалифицированными сертификатами

• Обмен первичными и кадровыми документами с контрагентами

• Электронный архив документов с возможностью поиска и просмотра истории

• Интеграция с бухгалтерскими и ERP-системами

BAS Документооборот КОРП – модуль для автоматизации документооборота и делопроизводства непосредственно в программных продуктах BAS.

Включает в себя:

• Управление жизненным циклом документов: создание, согласование, подписание

• Настройка маршрутов движения документов и матриц подписания

• Использование электронной цифровой подписи и квалифицированной ЭЦП

• Централизованное хранение документов с возможностью поиска и просмотра

• Взаимный обмен документами с контрагентами через защищенные каналы

• Контроль сроков выполнения документов, статусов и полномочий

• Полная интеграция с учетными модулями BAS без необходимости передачи данных

Электронный документооборот значительно упрощает и ускоряет документооборот компаний, обеспечивая юридическую значимость электронных документов, и существенно оптимизирует бизнес-процессы, расходование ресурсов, повышает качество взаимодействия с контрагентами.