Що таке первинні документи, їх роль та вимоги щодо них
Первинні документи це невіддільна частина діяльності будь-якого підприємства чи організації. Вони виступають своєрідним фундаментом, на якому базується весь облік господарських операцій. Без належного оформлення первинної документації неможливо забезпечити прозорість та законність бізнес-процесів.
Основна мета первинних документів - фіксація факту здійснення господарської операції з усіма необхідними деталями та реквізитами. Саме первинка є тим джерелом інформації, з якого бухгалтер черпає дані для відображення в обліку руху активів, зобов'язань і власного капіталу підприємства. Крім того, первинні документи слугують підтвердженням права власності, правомірності проведених операцій та можуть використовуватись як доказ у судових процесах.
Законодавство України висуває низку вимог до оформлення первинної документації. Перш за все, документ має бути оформлений своєчасно, відразу після здійснення господарської операції або ж максимально оперативно після її завершення. Крім того, усі реквізити документа: назва, дата, номер, підписи відповідальних осіб та інші обов'язкові поля - мають бути заповнені належним чином. Інформація, що міститься в первинці, повинна бути достовірною та правдивою, без будь-яких викривлень.
Типові первинні документи, які використовуються підприємствами різних сфер діяльності:
Касові ордери:
Прибутковий касовий ордер оформляється при надходженні готівки в касу підприємства. Містить інформацію про суму, підставу надходження коштів, ПІБ особи, що внесла гроші тощо.
Видатковий касовий ордер - при видачі готівки з каси. Вказується сума, причина видачі, одержувач коштів.
Супроводжує переміщення товарно-матеріальних цінностей від постачальника до покупця.
Містить деталі щодо найменування, кількості, ціни товару, відомості про відправника/одержувача, транспорт тощо.
Підписується відповідальними особами обох сторін.
Акт виконаних робіт/наданих послуг:
Підтверджує факт завершення наданих послуг або виконаних робіт відповідно до укладеного договору.
Вказується вид робіт/послуг, їх обсяг та вартість.
Підписується виконавцем та замовником робіт/послуг.
Рахунок-фактура:
Виставляється продавцем покупцю для підтвердження постачання товарів/послуг.
Містить реквізити продавця та покупця, найменування товару/послуги, кількість, ціну і загальну суму до оплати.
Слугує підставою для нарахування ПДВ.
Прибуткові/видаткові накладні:
Прибуткова накладна оформлюється на отримані товарно-матеріальні цінності.
Видаткова накладна - на відпущені зі складу ТМЦ усередині підприємства чи на сторону.
Вказують найменування, кількість, ціну товару, деталі відправника/одержувача.
Банківські виписки:
Виписка з банківського рахунку підприємства, що відображає рух коштів.
Містить дані про надходження/списання коштів, залишок на рахунку на певну дату.
Виписка підтверджується штампом банку.
Договори:
Первинний документ, що фіксує домовленості між контрагентами.
Містить дані про предмет договору, суми, терміни, права та обов'язки сторін.
Є підставою для проведення господарських операцій та їх оформлення.
Первинні документи у податковому обліку та судовій практиці.
Податковий облік
У податковому обліку первинні документи є основою для нарахування та сплати податків і зборів. Вони слугують підтвердженням права на формування податкового кредиту з ПДВ, нарахування витрат для цілей оподаткування податком на прибуток та інших податкових розрахунків.
Відповідно до Податкового кодексу України, для цілей оподаткування платник податків зобов'язаний вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів. Документи мають бути оформлені належним чином та містити всі обов'язкові реквізити згідно з вимогами законодавства.
Під час податкових перевірок органи контролю ретельно вивчають первинну документацію підприємства для підтвердження правомірності відображених витрат, нарахованих податків та зборів. Відсутність належним чином оформлених первинок може призвести до донарахування податкових зобов'язань, штрафних санкцій.
Судова практика
У судовій практиці первинні документи відіграють роль важливих доказів при розгляді господарських та цивільних справ. Вони можуть підтверджувати факти здійснення господарських операцій, виконання договірних зобов'язань, права власності на майно тощо.
Суди під час розгляду справ аналізують наявність належним чином оформлених первинних документів, що підтверджують правомірність вчинених дій чи операцій. Відсутність відповідної документації або виявлення порушень при її оформленні може вплинути на рішення суду.
Варто зазначити, що законодавство передбачає певні вимоги до належного оформлення первинних документів для забезпечення їх правдивості та допустимості як доказів у суді. Наприклад, документи мають містити обов'язкові реквізити, бути підписаними уповноваженими особами, не містити виправлень тощо.
Вимоги щодо оформлення первинних документів.
Своєчасність оформлення
Первинні документи мають бути оформлені в момент здійснення господарської операції або ж відразу після її завершення. Несвоєчасне оформлення може викликати сумніви щодо правдивості інформації.
Обов'язкові реквізити
Усі первинні документи повинні містити певний перелік обов'язкових реквізитів відповідно до законодавства. До них належать:
Назва документа
Дата складання
Назва підприємства, від імені якого складено документ
Зміст та обґрунтування господарської операції
Вимірники операції (у натуральному та грошовому вимірі)
Посади, прізвища та підписи осіб, відповідальних за операцію та правильність оформлення документа
Заборона виправлень
На первинних документах не допускаються виправлення, закреслення та інші корективи. У разі помилки потрібно скласти новий документ.
Підписи відповідальних осіб
Первинні документи мають бути підписані особами, відповідальними та уповноваженими на їх оформлення. Зазвичай це керівник, головний бухгалтер, матеріально-відповідальні особи.
Використання типових чи спеціалізованих форм
Законодавством передбачені типові форми первинних документів для різних видів господарських операцій (накладні, акти, рахунки-фактури тощо). Підприємства можуть розробляти власні форми, але з дотриманням вимог законодавства.
Оформлення кількома примірниками
Певні види первинних документів (накладні, акти) потрібно оформлювати кількома примірниками для кожної зі сторін операції.
Додатки до документа
До первинного документа можуть додаватись супровідні документи, розрахунки, специфікації тощо, які стають його невіддільною частиною.
Відображення господарської операції загалом
Первинний документ має відображати господарську операцію в цілому, а не окремі її частини.
Дотримання цих вимог є гарантією належного оформлення первинних документів, їх правдивості та допустимості як доказів в судах, податкових органах тощо. Порушення правил оформлення може спричинити негативні наслідки для підприємства.
Право підпису первинних документів
Відповідно до законодавства, право підпису первинних документів мають такі особи:
Керівник підприємства.
Він має право підписувати всі первинні документи на підприємстві як особа, що несе повну відповідальність за фінансово-господарську діяльність.
Головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку.
Головний бухгалтер підписує первинні документи, що стосуються ведення обліку та складання звітності. Його підпис засвідчує правдивість відображених даних.
Матеріально-відповідальні особи.
Працівники, відповідальні за зберігання та рух матеріальних цінностей, мають право підписувати документи, пов'язані з надходженням, витратою і переміщенням ТМЦ: прибуткові/видаткові накладні, акти тощо.
Інші уповноважені особи залежно від виду операції.
Наприклад, касири підписують касові ордери, експедитори - товарно-транспортні накладні тощо.
Для деяких видів первинних документів передбачено два та більше підписів - це забезпечує належний контроль.